Privacy Policy — mailronix

§1 — Titolare del trattamento

Apdsoftware di Carlo Zuffetti
Via C. Colombo, 15 — 24047 Treviglio (BG), Italia
P.IVA 03835250162
Contatto privacy: [email protected]

Il titolare non ha nominato un Data Protection Officer: alla scala attuale del servizio il trattamento non rientra nei casi dell'art. 37(1) GDPR (nessun monitoraggio regolare e sistematico su larga scala, nessun trattamento su larga scala di categorie particolari) — valutazione da riesaminare al crescere significativo della scala.

§2 — I due ruoli di mailronix (chiave di lettura)

mailronix è una piattaforma B2B con cui i clienti ("tenant") inviano campagne email e comunicazioni transazionali ai propri contatti. Questo produce due trattamenti distinti:

1. mailronix come titolare — per i dati degli utenti dei tenant (account, autenticazione, log di piattaforma, fatturazione tramite Paddle) e dei visitatori del sito pubblico. È il trattamento descritto da questa informativa (§3-§8).
2. mailronix come responsabile ex art. 28 GDPR — per i contatti che ogni tenant carica e gestisce in piattaforma: di quei dati il titolare è il tenant (che decide chi inserire in lista e cosa inviare); mailronix li tratta per suo conto secondo il Data Processing Agreement.

Se hai ricevuto un'email inviata tramite mailronix (o sei stato inserito nella lista contatti di un cliente mailronix): il titolare del trattamento dei tuoi dati è il mittente — il cliente mailronix che ti ha scritto, che resta lo stesso titolare anche quando comunica con più marchi o testate diversi. Il marchio che vedi nell'email identifica chi ti ha chiesto il consenso; il titolare a cui rivolgere le tue richieste è il cliente che sta dietro a quel marchio, indicato nell'email ricevuta. Le richieste di esercizio dei diritti vanno rivolte a lui; mailronix, in qualità di responsabile, assiste il tenant nel darvi riscontro (art. 28(3)(e) GDPR) e inoltra al tenant le richieste eventualmente ricevute direttamente.

Tre garanzie di piattaforma che ti riguardano: ogni contatto entra in lista solo dopo conferma esplicita del marchio che gliel'ha chiesta (double opt-in — nessun invio senza il tuo click di conferma, e una conferma data a un marchio non vale per gli altri); ogni email include un link di disiscrizione (anche one-click), con effetto immediato, che ti dice da quale marchio stai uscendo — la revoca vale per quel marchio e non ferma le comunicazioni degli altri marchi dello stesso mittente: per interromperle tutte, o per chiedere l'accesso ai tuoi dati o la loro cancellazione, puoi rivolgerti al mittente indicato nell'email, che è il titolare — e un reimport della lista da parte del mittente non può riattivarti presso il marchio da cui sei uscito: torni a ricevere solo se sei tu a iscriverti di nuovo, con nuova conferma; segnalazioni di spam e rifiuti permanenti sospendono automaticamente gli invii futuri verso il tuo indirizzo (suppression) per tutti i marchi di quel mittente, e il blocco è anzi più ampio del singolo mittente: la consegna passa da un'infrastruttura condivisa, la cui lista di soppressione vale per tutti i mittenti che la usano, compresi altri servizi del titolare di questo sito. In pratica, una tua segnalazione di spam ti protegge oltre il mittente che l'ha provocata.

§3 — Dati trattati da mailronix come titolare

Non trattiamo categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) e il caricamento di tali dati in piattaforma è vietato dai Termini di Servizio. Il servizio è riservato a professionisti e imprese: non è destinato a minori.

§4 — Finalità e basi giuridiche

Nessun processo decisionale automatizzato con effetti giuridici (art. 22) e nessuna profilazione degli utenti.

§5 — Dove risiedono i dati e trasferimenti extra-UE

I dati a riposo (account, contatti, contenuti, log) risiedono su infrastruttura Hetzner in Germania. I backup sono cifrati lato client (il fornitore di storage non può leggerne il contenuto) e conservati su Hetzner Object Storage, anch'esso in Germania.

Per la sola consegna delle email ci avvaliamo di AWS SES (regione eu-central-1, Francoforte): i contenuti e gli indirizzi sono trattati da AWS in modo transitorio ai fini dell'invio e non vengono conservati a riposo da mailronix presso AWS; AWS può inoltre conservare, ai soli fini di protezione della consegna, una limitata lista di soppressione a livello di account contenente indirizzi email: quella lista vale per l'intero account di invio, che è condiviso fra tutti i tenant di mailronix e con altri servizi dello stesso titolare (Apdsoftware di Carlo Zuffetti), e per suo effetto un indirizzo che abbia generato una segnalazione di spam o un rifiuto permanente non riceve più invii da nessuno dei mittenti che usano quell'account. Nessun trasferimento verso terzi discende da questo: il titolare è il medesimo. AWS è un fornitore con casa madre statunitense, soggetto alla legislazione USA: il trattamento è assistito da garanzie di trasferimento ai sensi del Capo V GDPR (certificazione EU-US Data Privacy Framework, verificata attiva, con Clausole Contrattuali Standard di fallback). Lo stesso vale per Cloudflare (DNS, protezione e CDN davanti alla piattaforma: tratta i dati in transito; certificazione DPF verificata attiva).

L'elenco completo dei fornitori, con sedi e garanzie, è nel registro sub-responsabili.

§6 — Tempi di conservazione

§7 — Diritti dell'interessato

In qualità di interessato puoi esercitare i diritti degli artt. 15-22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione. Canale: [email protected]; riscontro entro 30 giorni (art. 12(3)). Se sei un contatto di un tenant, vale quanto in §2: titolare è il mittente, e a lui inoltreremo la richiesta assistendolo nel riscontro.

Resta fermo il diritto di reclamo all'autorità di controllo: Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità dello Stato membro di residenza abituale.

Nota sulla cancellazione: alcuni dati sono conservati oltre la richiesta nei limiti in cui la legge lo consente o impone (es. log di audit pseudonimizzati per accountability; suppression list per garantire il non-invio; obblighi fiscali).

§8 — Aggiornamenti

Questa informativa sarà aggiornata al variare del servizio. Le modifiche sostanziali saranno comunicate ai tenant sui canali di servizio; la versione pubblicata riporterà data e cronologia delle revisioni.