Termini di Servizio — mailronix

1. Definizioni

Valgono le definizioni del vocabolario di prodotto — Tenant, Tenant-admin / utente, Brand, Contatto, Campagna, Email transazionale, Piano Free, Double opt-in, Verifica del dominio, Hard bounce / Complaint, Suppression — riportate per esteso in questo articolo.

Tenant

Un cliente di mailronix (un'organizzazione che usa la piattaforma per inviare le proprie campagne/email transazionali). Isolamento dati garantito via Row-Level Security; ogni tabella tenant-specific ha una colonna tenant_id.

Tenant-admin / utente

Un utente che appartiene a un tenant e opera su app.mailronix.com; il tenant-admin ha privilegi elevati ma solo all'interno del proprio tenant.

Brand

Un'identità di comunicazione di un tenant: nome, identità visiva, dominio di invio e rapporto proprio con i destinatari. Un tenant ne ha almeno uno e può averne più d'uno. Il Brand non è un soggetto giuridico: il titolare del trattamento verso i destinatari resta il tenant.

Contatto

Un destinatario nella rubrica di un Brand di un tenant, identificato dall'insieme di tenant, Brand e indirizzo email (non è un utente della piattaforma mailronix). Lo stesso indirizzo presso due Brand dello stesso tenant costituisce due Contatti distinti, ciascuno con il proprio consenso, la propria conferma double opt-in e la propria revoca. I diritti dell'interessato (artt. 15-22) si esercitano invece verso il tenant, che è il titolare, e riguardano tutti i suoi Brand.

Campagna

Un invio email verso una lista di contatti, creato con l'editor GrapesJS e tracciato in email_logs.

Email transazionale

Email inviata automaticamente in risposta a un'azione (non una campagna broadcast), stessa pipeline di invio asincrono.

Piano Free

Piano su cui parte ogni nuovo account: gratuito e permanente, non un periodo di prova a scadenza. Limiti applicati lato server: 3.000 email/mese ricorrenti e 500 destinatari unici al giorno (valori pubblicati sulla pagina prezzi, che è ciò a cui rinviano i ToS §4.1); niente provider email personali in signup, double opt-in obbligatorio e verifica del dominio come per ogni altro piano.

Double opt-in

Meccanismo per cui un contatto deve confermare esplicitamente (click su un link ricevuto via email) l'iscrizione prima di poter ricevere ulteriori invii dal tenant.

Verifica del dominio

Processo per cui un tenant dimostra il controllo del proprio dominio di invio pubblicando i tre record CNAME DKIM generati da SES (Easy DKIM); gate obbligatorio prima di poter inviare. Solo DKIM: nessun record SPF né MAIL FROM/Return-Path personalizzato è chiesto al tenant.

Hard bounce / Complaint

Hard bounce: rifiuto permanente di un invio da parte del server destinatario (es. indirizzo inesistente); comporta suppression immediata del contatto. Complaint: il destinatario ha segnalato l'email come spam; trattato come l'hard bounce ai fini della suppression.

Suppression

Stato di un contatto per cui i tentativi di invio futuri vengono droppati silenziosamente, a seguito di hard bounce/complaint. Due scope, e non coincidono: la lista interna di mailronix è per tenant, e per tenant è la sua visibilità — nessun tenant vede gli eventi di un altro; l'effetto di consegna non è invece confinato ad alcun tenant, perché sotto di essa vive la suppression list account-level del fornitore di consegna, che vale per l'intero account SES — condiviso fra tutti i tenant e con altri servizi del Fornitore.

2. Oggetto e natura B2B del servizio

1. mailronix è una piattaforma SaaS per l'invio di campagne email e comunicazioni transazionali con gestione dei contatti, editor dei contenuti e tracciamento tecnico della consegna.
2. Il servizio è riservato a professionisti, imprese ed enti che agiscono per scopi rientranti nella propria attività (B2B). Registrandosi, il Cliente dichiara di agire in tale qualità: non trova applicazione la disciplina consumeristica. Coerentemente, la registrazione richiede un'email aziendale (gli indirizzi di provider di posta personali non sono ammessi).

3. Account

1. Il Cliente fornisce dati di registrazione veritieri e li mantiene aggiornati; è responsabile della custodia delle credenziali e delle attività compiute tramite il proprio account.
2. Il tenant-admin gestisce gli utenti del proprio Tenant e risponde del loro operato ai sensi dei presenti Termini.

4. Piano Free

1. Ogni nuovo account parte sul piano Free: un piano gratuito permanente (non un periodo di prova a scadenza), con limiti applicati lato server: un tetto di volume mensile ricorrente e un tetto giornaliero di destinatari unici. I valori correnti dei limiti sono indicati nella pagina prezzi.
2. I limiti proteggono la reputazione di invio condivisa della piattaforma; il passaggio a un piano a pagamento applica i limiti del piano scelto (§8). Tutte le regole d'uso (§5) — inclusi double opt-in, verifica del dominio e blocco dei provider di posta personali in registrazione — valgono per il piano Free come per ogni altro piano.
3. Il Fornitore può aggiornare i limiti del piano Free con preavviso di 30 giorni sui canali di servizio; l'uso abusivo del piano Free comporta le conseguenze del §7, inclusa la sospensione.

5. Regole d'uso dell'invio (Acceptable Use)

Queste regole sono il cuore del servizio: l'infrastruttura di invio è condivisa tra tutti i Tenant, e l'abuso di uno danneggia la deliverability di tutti.

1. Double opt-in obbligatorio, per tutti i Tenant e per ciascun Brand: un Contatto riceve invii di un Brand solo dopo aver confermato esplicitamente l'iscrizione a quel Brand tramite il link di conferma. La conferma vale per il Brand che l'ha richiesta e non si estende agli altri Brand del medesimo Cliente. Non esistono eccezioni per i piani a pagamento. Fanno eccezione le sole email strettamente transazionali (es. conferme di operazioni richieste dal destinatario, reset password, la stessa email di conferma dell'iscrizione), che per loro natura non richiedono un'iscrizione confermata: non possono contenere alcun contenuto promozionale, e l'uso del canale transazionale per finalità promozionali costituisce violazione delle presenti regole d'uso.

   La creazione di un Contatto tramite l'interfaccia della piattaforma e tramite l'API sono equivalenti: in entrambi i casi il Contatto nasce non confermato e riceve la richiesta di conferma double opt-in della piattaforma, che deve indicare il Brand per conto del quale il consenso è richiesto. L'API non consente in alcun modo di creare un Contatto già confermato né di dichiarare un consenso raccolto altrove.

2. Verifica del dominio mittente obbligatoria: nessun invio è possibile prima che il dominio abbia superato la verifica. La verifica consiste nella pubblicazione, nella zona DNS del dominio, dei record DKIM indicati dalla piattaforma (tre record CNAME): gli invii partono così con una firma DKIM allineata al dominio del Cliente, che è l'autenticazione su cui si fonda l'esito DMARC del messaggio. Non è richiesta alcuna modifica ai record SPF o MX del dominio, che restano riservati alla posta in ingresso del Cliente. La verifica può essere ricontrollata nel tempo; il venir meno dei record sospende gli invii dal dominio.
3. Divieti: caricare liste acquistate, noleggiate o raccolte senza idonea base giuridica; harvesting di indirizzi; contenuti illeciti, ingannevoli o phishing; caricare categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) o dati di minori; qualsiasi uso che violi la normativa antispam o di protezione dei dati applicabile.
4. Il Cliente garantisce di disporre della base giuridica per ogni Contatto caricato e manleva il Fornitore per le conseguenze della violazione (§12).
5. Ogni email inviata tramite la piattaforma include un meccanismo di disiscrizione funzionante (incluso one-click). La disiscrizione revoca il consenso prestato al Brand che ha inviato il messaggio e ha effetto immediato; la pagina di disiscrizione indica il Brand le cui comunicazioni cessano e dichiara che la revoca non si estende agli altri Brand del medesimo Cliente, indicando come rivolgersi al mittente per interromperle tutte o per esercitare gli altri diritti previsti dalla normativa. Un contatto disiscritto non può essere riattivato presso quel Brand da un re-import o da altra azione unilaterale del Cliente: torna raggiungibile solo con una nuova iscrizione confermata dal contatto stesso (nuovo double opt-in). Resta fermo quanto previsto al §5.6.2 per l'iscrizione presso un Brand diverso.
6. Brand. Il Cliente può gestire più Brand all'interno del proprio account. Valgono le seguenti regole, la cui violazione costituisce violazione delle presenti regole d'uso con le conseguenze del §7:
   1. ogni Brand è un'identità di comunicazione del Cliente stesso. I Brand non possono essere usati per inviare comunicazioni per conto di soggetti terzi: il servizio non è un servizio di invio per conto di terzi e il DPA non contempla tale catena di trattamento;
   2. il consenso dei Contatti è prestato al singolo Brand. Il Cliente garantisce di disporre, per ciascun Brand presso cui inserisce un indirizzo, di una raccolta lecita e documentabile del relativo consenso o di una richiesta del Contatto stesso; riconosce che la revoca del consenso presso un Brand non costituisce di per sé titolo per inserire quell'indirizzo presso un altro Brand del medesimo Cliente; e non impiega la molteplicità dei Brand per aggirare una revoca. Il Cliente risponde in via esclusiva della provenienza degli indirizzi inseriti presso ciascun Brand;
   3. la prova del consenso raccolta per un Brand non è trasferibile né riutilizzabile per un altro Brand;
   4. i tassi di segnalazione spam e di rifiuto permanente sono misurati per Brand. Al superamento delle soglie di rischio il Fornitore può sospendere l'invio di un singolo Brand, o dell'intero account, senza preavviso e ai sensi del §7. La sospensione di un Brand ferma le campagne e le richieste di conferma dell'iscrizione di quel Brand; restano attive le comunicazioni dovute al destinatario — conferme e ricevute di operazioni da lui richieste, reset password e avvisi di sicurezza, verifica dell'indirizzo, notifiche di servizio necessarie all'esecuzione del contratto — e le comunicazioni di servizio della piattaforma;
   5. il Cliente prende atto che l'infrastruttura e la reputazione di invio sono condivise tra tutti i Clienti (§5, primo capoverso) e che la sospensione di un Brand è misura posta a tutela di tutti.

6. Suppression e deliverability

1. Gli indirizzi colpiti da hard bounce o complaint (segnalazione spam) vengono automaticamente inseriti nella suppression list del Tenant: gli invii futuri verso quegli indirizzi vengono scartati silenziosamente (nessun errore visibile all'invio; l'evento è tracciato nei log del Tenant). Il Cliente accetta questo comportamento come caratteristica del servizio, posta a tutela dei destinatari e della piattaforma.
2. La suppression list del Tenant è conservata anche oltre la cancellazione del singolo Contatto, al solo fine di garantirne il non-invio.
3. Il Fornitore non garantisce la consegna in inbox né tassi di apertura: la consegna finale dipende da fattori esterni (server destinatari, filtri antispam, reputazione del dominio del Cliente).
4. Infrastruttura di invio condivisa. Il servizio consegna le email attraverso un'infrastruttura di invio (account presso il fornitore di consegna) condivisa fra tutti i Clienti e con altri servizi del Fornitore. Ne conseguono due effetti che il Cliente accetta come caratteristica del servizio: (a) la reputazione di invio e le eventuali limitazioni imposte dal fornitore di consegna riguardano l'infrastruttura nel suo insieme, e possono quindi risentire di traffico che il Cliente non ha generato; (b) il fornitore di consegna mantiene una propria lista di soppressione a livello di infrastruttura, per effetto della quale un indirizzo può risultare soppresso anche in ragione di eventi originati al di fuori dell'account del Cliente, senza che ciò sia visibile fra i suoi log. Il Fornitore non afferma alcun isolamento della recapitabilità fra Clienti; ciò che resta separato è la visibilità: nessun Cliente accede agli eventi, ai contatti o alle liste di un altro.

7. Sospensione e kill switch

1. In caso di violazione delle regole d'uso, rischio per la sicurezza o per la reputazione di invio condivisa, il Fornitore può sospendere immediatamente il Tenant: blocco dell'accesso, invalidazione delle sessioni attive, rimozione degli invii pendenti dalla coda. La sospensione blocca nuove azioni e nuovi invii; le email già in corso di consegna al momento della sospensione possono risultare comunque consegnate e non sono richiamabili. L'azione è tracciata nel log di audit.
2. Il Fornitore comunica al Cliente motivo e rimedi il prima possibile dopo la sospensione; la riattivazione avviene a rimedio verificato. La sospensione per violazione non sospende gli obblighi di pagamento maturati.

8. Corrispettivi, fatturazione, rimborsi

1. I piani a pagamento sono venduti tramite Paddle, che opera come Merchant of Record: il contratto di vendita, il checkout, la fattura, l'applicazione dell'IVA/sales tax e la gestione dei pagamenti fanno capo a Paddle, alle condizioni Paddle accettate al momento dell'acquisto. Paddle vende per conto di Apdsoftware di Carlo Zuffetti, titolare del marchio mailronix: l'entità indicata da Paddle in checkout e in fattura è la stessa che fornisce il servizio ai sensi dei presenti Termini. Sull'estratto conto la transazione appare con il descrittore di Paddle riferito ad Apdsoftware, che può essere comune ad altri prodotti della stessa ditta.
2. Gli abbonamenti sono mensili, con rinnovo automatico. Tier, limiti di volume e prezzi correnti sono indicati nella pagina prezzi e riepilogati nel checkout prima dell'acquisto. Il piano Free (§4) resta gratuito e permanente, senza rinnovo né pagamento.
3. I limiti di volume del piano sono applicati lato server: gli invii oltre il volume mensile del tier vengono rifiutati fino all'inizio del mese successivo o al passaggio a un tier superiore.
4. La gestione dell'abbonamento (metodo di pagamento, fatture, cancellazione) avviene tramite il portale clienti Paddle, accessibile dalla piattaforma.
5. Cancellazione: possibile in ogni momento dal portale; ha effetto secondo il ciclo di fatturazione Paddle (di norma al termine del periodo già pagato). Alla cessazione dell'abbonamento l'account torna al piano Free con i relativi limiti: non viene chiuso né cancellato (per la chiusura dell'account e l'export dei dati vale il §13).
6. Mancato pagamento: Paddle ritenta l'addebito secondo il proprio ciclo di sollecito; durante i ritentativi l'accesso al piano resta attivo (periodo di grazia). Se il pagamento non va a buon fine, l'account torna al piano Free.
7. Rimborsi e recesso: gestiti da Paddle quale venditore, secondo i termini Paddle accettati al checkout; non sono previste politiche di rimborso aggiuntive del Fornitore, salvo quanto inderogabile per legge.
8. Variazioni di prezzo: comunicate con preavviso di almeno 30 giorni ed efficaci dal rinnovo successivo; il Cliente può cancellare prima dell'efficacia.

9. Livelli di servizio

Il servizio è fornito "così com'è e come disponibile", senza SLA formali di uptime nella fase attuale; il Fornitore si impegna a una diligenza professionale ragionevole nella gestione e nel ripristino, con finestre di manutenzione comunicate quando programmabili.

10. Proprietà intellettuale

1. Contenuti, template e liste caricati dal Cliente restano del Cliente, che concede al Fornitore la sola licenza tecnica necessaria a erogare il servizio (memorizzazione, elaborazione, trasmissione).
2. Piattaforma, software, marchi e materiali del Fornitore restano del Fornitore; nessun diritto è ceduto oltre l'uso del servizio.

11. Protezione dei dati

Il trattamento dei dati dell'account è descritto nella Privacy Policy. Per i dati dei Contatti, il Cliente è titolare e il Fornitore responsabile ex art. 28 GDPR secondo il Data Processing Agreement, parte integrante dei presenti Termini.

12. Responsabilità e manleva

1. Nei limiti consentiti dalla legge, la responsabilità complessiva del Fornitore è limitata al corrispettivo pagato dal Cliente (tramite Paddle) nei 12 mesi precedenti l'evento; sono esclusi danni indiretti, perdita di profitti, perdita di dati oltre quanto coperto dai backup descritti.
2. Nulla esclude o limita la responsabilità nei casi inderogabili di legge (dolo, colpa grave — art. 1229 c.c.).
3. Il Cliente manleva il Fornitore da pretese di terzi (inclusi destinatari e autorità) derivanti dalla violazione del §5 (spam, dati senza base giuridica, contenuti illeciti).

13. Durata, recesso, effetti della cessazione

1. Il contratto dura quanto l'account è attivo (piano Free o abbonamento a pagamento). Il Cliente può chiudere l'account in ogni momento dalla piattaforma; la cessazione dei pagamenti segue i termini Paddle.
2. Alla cessazione, il Cliente ha 30 giorni per esportare i propri dati (contatti in CSV, contenuti); decorso il termine i dati vengono cancellati, con persistenza residua nei backup cifrati per il ciclo massimo di ~35 giorni (senza ripristino selettivo) e salvo gli obblighi/le eccezioni descritti in Privacy Policy e DPA.

14. Modifiche ai Termini

Il Fornitore può aggiornare i presenti Termini; le modifiche sostanziali sono comunicate con preavviso di 30 giorni sui canali di servizio. L'uso del servizio dopo l'efficacia vale accettazione; in disaccordo, il Cliente può recedere prima dell'efficacia.

15. Legge applicabile e foro

I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Bergamo.

16. Contatti

Apdsoftware di Carlo Zuffetti — Via C. Colombo 15, 24047 Treviglio (BG), Italia — P.IVA 03835250162 — [email protected].