Traducción de cortesía de la versión italiana. En caso de discrepancia prevalece el texto italiano, sin perjuicio de los derechos irrenunciables y de las obligaciones de transparencia aplicables.
Política de privacidad — mailronix
Versión 1.11 — 3 de noviembre de 2026
Información conforme a los arts. 13 y 14 del RGPD sobre los tratamientos descritos.
§1 — Responsable del tratamiento
Apdsoftware di Carlo Zuffetti
Via C. Colombo, 15 — 24047 Treviglio (BG), Italia
P.IVA 03835250162
Contacto de privacidad: [email protected]
El responsable no ha nombrado a ningún Delegado de Protección de Datos: a la escala actual del servicio el tratamiento no entra en los supuestos del art. 37(1) del RGPD (ninguna observación habitual y sistemática a gran escala, ningún tratamiento a gran escala de categorías especiales) — valoración que debe revisarse cuando la escala crezca de manera significativa.
§2 — Los dos roles de mailronix (clave de lectura)
mailronix es una plataforma B2B con la que los clientes ("tenant") envían campañas de correo electrónico y comunicaciones transaccionales a sus propios contactos. Esto produce dos tratamientos distintos:
- mailronix como responsable: datos de los usuarios de los Tenant para registro, autenticación, asistencia y seguridad de la plataforma; datos de los visitantes del sitio; datos mínimos de seguridad utilizados para proteger la infraestructura compartida, dentro de los límites de la finalidad y de la ponderación descrita en el §4. Actualmente no están activas compras ni flujos de facturación de los planes de pago.
- mailronix como encargado conforme al art. 28 del RGPD — por los contactos que cada tenant carga y gestiona en la plataforma: de esos datos el responsable es el tenant (que decide a quién incluir en la lista y qué enviar); mailronix los trata por cuenta de este conforme al Acuerdo de encargo de tratamiento.
Si ha recibido un correo electrónico enviado a través de mailronix (o ha sido incluido en la lista de contactos de un cliente de mailronix): el responsable del tratamiento de sus datos es el remitente — el cliente de mailronix que le ha escrito, que sigue siendo el mismo responsable incluso cuando se comunica con varias marcas o cabeceras distintas. La marca que usted ve en el correo electrónico identifica a quien le ha pedido el consentimiento; el responsable al que dirigir sus solicitudes es el cliente que está detrás de esa marca, indicado en el correo electrónico recibido. Las solicitudes de ejercicio de derechos deben dirigirse a él; mailronix, en calidad de encargado, asiste al tenant para darles respuesta (art. 28(3)(e) del RGPD) y remite al tenant las solicitudes que eventualmente reciba directamente.
Para el seguimiento opcional de los clics de los destinatarios de nuestros clientes actuamos como encargado del tratamiento siguiendo sus instrucciones; el cliente remitente determina los fines y facilita su propia información de privacidad. No utilizamos estos datos para fines propios. Las solicitudes relativas a esas comunicaciones deben dirigirse al cliente responsable del tratamiento, al que asistimos conforme al DPA.
Las comunicaciones promocionales de un Brand requieren el correspondiente double opt-in; la primera solicitud de confirmación solo se admite si existe un presupuesto lícito. Los Contactos pueden registrarse antes de la confirmación y las comunicaciones estrictamente transaccionales pueden enviarse sin consentimiento promocional, si se sustentan en un distinto presupuesto lícito. Las comunicaciones promocionales incluyen la baja inmediata del Brand indicado. También puede dirigirse al responsable para una revocación u oposición más amplia, relativa a todos sus Brand, sin tener que repetirla para cada uno. Una reimportación no reactiva el consentimiento revocado. Los rechazos permanentes y las notificaciones efectivamente recibidas por los sistemas pueden producir supresiones del Tenant y, según la configuración, de la cuenta de envío compartida. No todos los gestores transmiten cada notificación y no se garantiza un bloqueo universal. El funcionamiento compartido se describe en el §5.
§3 — Datos tratados por mailronix como responsable
| Categoría | Datos | Fuente |
|---|---|---|
| Cuenta | Nombre, correo electrónico corporativo (los proveedores de correo personales no se admiten en el registro), contraseña (conservada solo como hash), tenant de pertenencia, rol (tenant-admin / usuario) | Facilitados por el usuario |
| Log de seguridad y auditoría | IP, acción realizada, timestamp, identificador de usuario | Generados por el uso de la plataforma |
| Log de envío | Eventos técnicos de entrega/bounce/complaint relativos a los envíos del tenant y, para los envíos con adjuntos, nombre, tipo, tamaño y huella (SHA-256) de los archivos (no el contenido) | Generados por la plataforma (para los datos de los contactos, mailronix actúa como encargado — §2) |
| Prueba de las instrucciones de los administradores | Usuario, cliente, fecha, texto, idioma, versión y huella de la declaración mediante la que un administrador impartió una instrucción (por ejemplo, activar el seguimiento de clics). No contiene datos de destinatarios | Generados por la acción del administrador en la consola |
| Plan y disponibilidad comercial | Plan activo y límites del servicio. En la fase actual no se adquieren suscripciones ni se recogen datos de pago a través de un checkout de mailronix. Antes de la apertura de las ventas, esta política describirá el proveedor, los datos, los destinatarios, los roles y los plazos de conservación efectivos. | Generados por el uso del servicio; ningún flujo de pago activo |
| Navegación del sitio público | Datos técnicos mínimos de navegación; estadísticas agregadas recogidas con Cloudflare Web Analytics, sin cookies ni fingerprinting. El sitio establece una única cookie técnica propia, i18n_redirected, que conserva el idioma detectado por el navegador y no contiene ningún identificador del visitante | Automática |
| Asistencia | Contenido de las comunicaciones con el soporte | Facilitados por el usuario |
El servicio no está destinado al tratamiento de categorías especiales de datos, datos relativos a condenas e infracciones penales ni datos de menores; su carga, también en los adjuntos, está prohibida. Cualquier aportación en infracción de la prohibición se gestionará con medidas de contención y eliminación adecuadas, según el rol aplicable.
§4 — Finalidades y bases jurídicas
| Finalidad | Base jurídica |
|---|---|
| Gestión del servicio para el usuario persona física contratante; gestión de los usuarios y referentes de un Cliente organización | Art. 6(1)(b) para la persona física parte del contrato; art. 6(1)(f) para usuarios y referentes que no son parte del mismo, en los límites necesarios para la gestión de la relación y previa valoración de los intereses y de los derechos |
| Seguridad y prevención de abusos de la plataforma y de la infraestructura compartida: controles técnicos, log de auditoría y datos mínimos de supresión. Finalidad: impedir envíos abusivos, proteger a los destinatarios y la continuidad del servicio. Ninguna consulta de las listas ajenas por parte de los Tenant y ninguna reutilización promocional | Art. 6(1)(f), cuando el tratamiento sea realizado por mailronix como responsable: la necesidad y la proporcionalidad se valoran y se documentan; datos limitados a la seguridad, accesos reservados y revisión de la conservación. El tratamiento por cuenta del Tenant sigue regulado por el DPA. El art. 5(2) es una obligación de responsabilidad proactiva, no una base jurídica autónoma |
| Cumplimiento de obligaciones legales (contables, fiscales, requerimientos de la autoridad) | Obligación legal — art. 6(1)(c) |
| Comunicaciones de servicio (avisos técnicos, modificaciones contractuales) | Art. 6(1)(b) para el interesado contratante; art. 6(1)(f) para los referentes del Cliente, en los límites de las comunicaciones necesarias. Las comunicaciones promocionales requieren presupuestos distintos |
| Estadísticas del sitio público (Cloudflare Web Analytics, solo tras el consentimiento) | Medición del tráfico y del rendimiento del sitio mediante Cloudflare Web Analytics: consentimiento conforme al art. 6(1)(a) del RGPD para los datos personales tratados en la actividad estadística y consentimiento previo al uso de la herramienta cuando lo exija el art. 122 del Código de Privacidad italiano. El consentimiento es facultativo y revocable desde las preferencias de privacidad; la revocación no afecta a la licitud de las actividades anteriores |
| Conservación de la prueba mínima de las instrucciones impartidas por los administradores, exclusivamente para documentar las autorizaciones y proteger nuestros derechos. Sin uso para marketing | Art. 6(1)(f), previa evaluación documentada de la necesidad y ponderación de intereses |
Conservamos por separado, como responsable del tratamiento, la prueba mínima de las instrucciones impartidas por los administradores: usuario, cliente, fecha, texto, idioma, versión y huella de la declaración, durante la relación y 24 meses desde su terminación, exclusivamente para documentar autorizaciones y proteger nuestros derechos sobre la base del interés legítimo, previa evaluación documentada de la necesidad y ponderación de intereses. No utilizamos esta prueba para marketing. Son aplicables los datos de contacto y los derechos indicados en esta Política de privacidad, incluido el derecho de oposición en los casos previstos. Una controversia concreta puede justificar una conservación limitada a los datos pertinentes durante el tiempo necesario para gestionarla, con revisión periódica.
No utilizamos los datos para la elaboración de perfiles comerciales de los usuarios. Existen controles automáticos de autenticación, límites y seguridad; una suspensión impugnada puede someterse a revisión humana a través de [email protected]. La calificación de eventuales decisiones en el sentido del art. 22 del RGPD se valora en función de los efectos efectivos, sin excluir su aplicación por la sola finalidad de seguridad.
§4-bis — Recuperación del acceso a la cuenta y autenticación de dos factores
Para gestionar las solicitudes de recuperación del acceso a la cuenta, incluido el restablecimiento de la autenticación de dos factores (2FA), Mailronix, como responsable del tratamiento, trata los datos identificativos y de contacto facilitados por la persona solicitante, los datos de la cuenta y de la organización, el motivo de la solicitud, las comunicaciones con el servicio de asistencia y los registros de las comprobaciones y actuaciones realizadas. Las finalidades son verificar que la solicitud está autorizada, prestar asistencia y proteger las cuentas frente a accesos no autorizados y usos abusivos.
La base jurídica es el interés legítimo de Mailronix y de sus clientes en la seguridad de las cuentas y la prevención de usos abusivos (artículo 6, apartado 1, letra f, del RGPD). Cuando el tratamiento sea necesario para ejecutar un contrato del que la persona solicitante sea parte, se aplicará el artículo 6, apartado 1, letra b, del RGPD. No se requiere el consentimiento para el tratamiento a fin de gestionar la solicitud. Deben facilitarse los datos necesarios para la verificación; de lo contrario, es posible que no podamos restablecer el acceso.
Las pruebas esenciales de la gestión de la solicitud se conservan durante 12 meses desde el cierre; las descripciones originales y la correspondencia íntegra, durante un máximo de 90 días desde el cierre. Si la dirección de correo electrónico nunca llega a verificarse, los datos de la solicitud se eliminan a los 30 días de su apertura. Los expedientes verificados que nunca se cierran se eliminan a los 13 meses de su creación. Las copias de seguridad pueden permanecer, sin uso ordinario, durante otros 36 días tras la eliminación de los sistemas activos. Estos plazos no determinan la validez de los enlaces o códigos de recuperación, que tienen sus propios plazos de caducidad.
No incluya contraseñas, códigos 2FA, códigos de recuperación ni otros datos secretos en las solicitudes de asistencia. Para ejercer sus derechos en materia de datos personales puede escribir a [email protected], según lo indicado en esta Política de Privacidad.
§5 — Dónde residen los datos y transferencias fuera de la UE
La aplicación, la base de datos y las copias de seguridad primarias están alojadas en infraestructura de Hetzner en Alemania, según la configuración descrita en el DPA. Las copias de seguridad se cifran en el lado del cliente y las claves se gestionan por separado. Esta localización no significa que todo tratamiento de los proveedores, log técnicos, acceso de asistencia o servicio edge se realice exclusivamente en la UE.
Para la entrega utilizamos AWS SES en la región eu-central-1 (Fráncfort), que trata destinatarios, contenidos y adjuntos a efectos del envío y conserva datos técnicos y de supresión según las funciones activas. La lista de supresión de la cuenta compartida puede influir en envíos de varios Tenant y de otros servicios de Apdsoftware; ello no convierte a Apdsoftware en responsable de los datos que los Clientes tratan para sus propias finalidades. Los datos mínimos usados por Apdsoftware para una distinta finalidad de seguridad de la infraestructura están sujetos a las condiciones del §4 y a los derechos de los interesados. Cloudflare trata tráfico y datos técnicos en red global para la seguridad y la distribución de contenidos. Para las eventuales transferencias fuera del EEE se verifica la entidad destinataria, la cobertura DPF activa u otro instrumento aplicable, incluidas las SCC válidamente celebradas y las medidas complementarias necesarias. El registro distingue la localización del servicio de las garantías de transferencia e informa del estado de las verificaciones.
La lista completa de proveedores, con sedes y garantías, figura en el registro de subencargados.
§6 — Plazos de conservación
| Datos | Retención |
|---|---|
| Cuenta y contenidos del tenant | Duración del contrato + 30 días desde el cierre (ventana de exportación), después eliminación |
| Log de auditoría | Los log de auditoría se conservan en forma identificable durante los primeros 12 meses desde la fecha de cada evento. Al cumplirse los 12 meses se anonimizan mediante la eliminación o transformación de los identificadores directos y de los demás elementos que, incluso combinados con información razonablemente disponible, permitan identificar a la persona. No se conservan claves ni correspondencias que permitan la reidentificación. Los log así anonimizados se conservan durante 12 meses adicionales y se eliminan definitivamente al cumplirse los 24 meses desde el evento. El procedimiento debe abarcar también los datos accesorios y las correlaciones residuales; sustituir solo el identificador por un seudónimo no es suficiente. |
| Log de envío (eventos técnicos de entrega) | Los registros técnicos de envío se organizan en particiones mensuales. Durante la relación, cada partición se elimina con el ciclo de limpieza al alcanzarse el umbral de conservación previsto, de modo que cada evento permanece ordinariamente entre 24 y 25 meses desde el envío. En los adjuntos permanecen el nombre, el tipo, el tamaño y la huella. Para los datos tratados por cuenta del Tenant prevalecen sus instrucciones lícitas de supresión y lo dispuesto en el DPA sobre la terminación. Las eventuales copias residuales en los backups siguen el límite distinto indicado en el apartado «Backup». |
| Cuerpo de los envíos transaccionales | Hasta 24 meses durante la relación, según la necesidad documentada por el Tenant y sus instrucciones; los cuerpos de restablecimiento de contraseña y avisos de seguridad que contienen enlaces de un solo uso no se conservan. La eliminación al final de la relación sigue el DPA. El contenido íntegro no es necesario para la sola prueba de entrega. |
| Contenido de los adjuntos de los mensajes transaccionales | En la entrega al proveedor de envío o al resultado definitivo se activa la eliminación. En todo caso el contenido es inaccesible y se elimina de los sistemas activos en el plazo de 24 horas desde la carga: la caducidad técnica está fijada en 23 horas y la limpieza, que se ejecuta cada 5 minutos, está monitorizada. El espacio ocupado por los datos es sobrescrito después por la base de datos en su ciclo normal de mantenimiento. Las anomalías se detectan y se gestionan. El contenido no se incluye en las copias de seguridad. |
| Eventos de los webhooks salientes y sus intentos de entrega | 30 días desde el registro del evento, después eliminación automática; los eventos contact.* se eliminan con el contacto. De los intentos se conserva el código de respuesta y un extracto truncado del error, no el contenido de la respuesta |
| Suppression list | Durante el tiempo necesario para impedir envíos no admitidos, con revisión periódica. A la terminación se eliminan los datos tratados por cuenta del Tenant conforme al DPA. Toda conservación adicional de datos mínimos para una distinta finalidad propia de seguridad requiere necesidad y duración documentadas y sigue sujeta a los derechos aplicables. |
| Prueba de las instrucciones de los administradores | Duración de la relación y 24 meses desde su terminación, tras lo cual se elimina; una controversia concreta puede justificar una conservación limitada a los datos pertinentes durante el tiempo necesario, con revisión periódica |
| Expedientes de recuperación de acceso y 2FA | Pruebas esenciales de la gestión de la solicitud: 12 meses desde el cierre del expediente, y después eliminación. Descripciones originales y correspondencia íntegra: un máximo de 90 días desde el cierre. Si la dirección de correo electrónico asociada a la solicitud nunca llega a verificarse: 30 días desde la apertura de la solicitud, y después eliminación. Expedientes verificados que nunca se cierran: 13 meses desde su creación, y después eliminación. Estos plazos no determinan la validez de los enlaces o códigos de recuperación, que tienen sus propios plazos de caducidad. |
| Estado de baja | Dirección, Brand y fecha de baja se mantienen en la medida necesaria para el no envío y para impedir la reimportación; ninguna reutilización promocional. Al final de la relación se aplican la devolución y la eliminación del DPA; las eventuales exigencias de prueba se valoran y se limitan a los datos y plazos necesarios. |
| Contactos pendientes de confirmación y registros de los correos de confirmación | Los contactos pendientes de confirmación se eliminan de los sistemas activos en un plazo de 30 días desde su creación o importación en ese estado. El reenvío del enlace no amplía este plazo. Para los contactos que nunca confirmaron, la eliminación incluye los rastros identificables de los correos de confirmación correspondientes. Los registros históricos de confirmación que ya no están asociados a un contacto se eliminan o se anonimizan de forma efectiva conforme a los criterios de depuración documentados. Las eventuales pruebas mínimas de un consentimiento efectivamente obtenido, las oposiciones y los registros necesarios para finalidades distintas se rigen por los respectivos plazos y condiciones descritos en la documentación aplicable. Las copias de seguridad siguen el ciclo separado indicado en el apartado correspondiente. |
| Copias de seguridad | Las copias de backup están cifradas y separadas del uso ordinario. Los datos eliminados de los sistemas activos se eliminan también de las copias de backup en un plazo máximo de 36 días desde su eliminación de los sistemas activos. El plazo incluye las copias ordinarias, las previas a migraciones y las versiones recuperables de los objetos de almacenamiento. Durante ese período los datos no se utilizan para fines ordinarios; en caso de restauración, las eliminaciones se reaplican antes de reactivar el servicio. Las conservaciones impuestas por la ley se limitan a los datos y al período necesarios. |
| Datos contables/fiscales | Solo para documentos efectivamente formados o recibidos: conservación conforme a las obligaciones contables y fiscales aplicables, ordinariamente decenal cuando se exija, con eventuales prolongaciones legales o por controversias. Actualmente no se emiten facturas por compras de planes de mailronix; las obligaciones propias de Apdsoftware no se atribuyen a un proveedor no activo. |
§7 — Derechos del interesado
Puede ejercer, en los supuestos previstos por el RGPD, el acceso (art. 15), la rectificación (art. 16), la supresión (art. 17), la limitación (art. 18), la portabilidad (art. 20) y la oposición al tratamiento (art. 21). En los tratamientos basados en el consentimiento puede revocarlo en cualquier momento, sin afectar a la licitud del tratamiento anterior (art. 7, apdo. 3). Cuando concurran los presupuestos, se aplican las garantías sobre decisiones automatizadas del art. 22. Puede presentar una reclamación ante la autoridad de control competente (art. 77). Para contactarnos: [email protected]. Respondemos sin dilación indebida y en todo caso en el plazo de un mes desde la recepción; si es necesario por la complejidad o el número de las solicitudes, el plazo puede prorrogarse dos meses, informándole en el plazo del primer mes de los motivos. Si no damos curso, le comunicamos en el plazo de un mes las razones y las vías de recurso. Para marketing directo la oposición impide ulteriores tratamientos para dicha finalidad. Si usted es un Contacto, trasladamos sin dilación indebida al Tenant las solicitudes sobre los datos tratados por su cuenta y le asistimos; respondemos directamente en los tratamientos de los que somos responsables.
Se mantiene el derecho de reclamación ante la autoridad de control: la autoridad de protección de datos italiana (Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it) o la autoridad del Estado miembro de su residencia habitual.
La supresión solo puede limitarse en los casos previstos por la ley y en la medida necesaria. La seudonimización no elimina automáticamente el carácter personal de los datos ni justifica una conservación sin plazo. Las eventuales conservaciones por obligaciones legales o defensa de derechos son limitadas, están documentadas y sujetas a accesos reservados.
§8 — Actualizaciones
Esta política se actualizará cuando cambie el servicio. Las modificaciones sustanciales se comunicarán a los tenant en los canales de servicio; la versión publicada indicará la fecha y el historial de las revisiones.