Traduction de courtoisie de la version italienne. En cas de divergence, le texte italien prévaut, sans préjudice des droits impératifs et des obligations de transparence applicables.
Politique de confidentialité — mailronix
Version 1.11 — 3 novembre 2026
Notice d'information au sens des art. 13 et 14 du RGPD sur les traitements décrits.
§1 — Responsable du traitement
Apdsoftware di Carlo Zuffetti
Via C. Colombo, 15 — 24047 Treviglio (BG), Italia
P.IVA 03835250162
Contact confidentialité : [email protected]
Le responsable du traitement n'a pas désigné de délégué à la protection des données (Data Protection Officer) : à l'échelle actuelle du service, le traitement ne relève pas des cas de l'art. 37(1) du RGPD (aucun suivi régulier et systématique à grande échelle, aucun traitement à grande échelle de catégories particulières de données) — appréciation à réexaminer en cas de croissance significative de l'échelle.
§2 — Les deux rôles de mailronix (clé de lecture)
mailronix est une plateforme B2B par laquelle les clients (« tenant ») envoient des campagnes e-mail et des communications transactionnelles à leurs contacts. Cela produit deux traitements distincts :
- mailronix en tant que responsable du traitement : données des utilisateurs des Tenants pour l'inscription, l'authentification, l'assistance et la sécurité de la plateforme ; données des visiteurs du site ; données minimales de sécurité utilisées pour protéger l'infrastructure partagée, dans les limites de la finalité et de la mise en balance décrite au §4. Aucun achat ni flux de facturation des offres payantes n'est actuellement actif.
- mailronix en tant que sous-traitant au sens de l'art. 28 du RGPD — pour les contacts que chaque tenant charge et gère dans la plateforme : pour ces données, le responsable du traitement est le tenant (qui décide qui inscrire sur la liste et quoi envoyer) ; mailronix les traite pour son compte conformément à l'Accord de sous-traitance (DPA).
Si vous avez reçu un e-mail envoyé via mailronix (ou si vous avez été inscrit dans la liste de contacts d'un client mailronix) : le responsable du traitement de vos données est l'expéditeur — le client mailronix qui vous a écrit, qui reste le même responsable du traitement même lorsqu'il communique sous plusieurs marques ou titres de publication différents. La marque que vous voyez dans l'e-mail identifie l'entité qui vous a demandé votre consentement ; le responsable du traitement auquel adresser vos demandes est le client qui se trouve derrière cette marque, indiqué dans l'e-mail reçu. Les demandes d'exercice des droits doivent lui être adressées ; mailronix, en qualité de sous-traitant, assiste le tenant pour y répondre (art. 28(3)(e) du RGPD) et transmet au tenant les demandes qu'il aurait éventuellement reçues directement.
Pour le suivi facultatif des clics des destinataires de nos clients, nous agissons en qualité de sous-traitant sur leurs instructions ; le client expéditeur détermine les finalités et fournit sa propre notice d’information. Nous n’utilisons pas ces données pour nos propres finalités. Pour les demandes relatives à ces communications, l’interlocuteur est le client responsable du traitement, que nous assistons conformément au DPA.
Les communications promotionnelles d'un Brand requièrent le double opt-in correspondant ; la première demande de confirmation n'est admise qu'en présence d'une condition licite. Les Contacts peuvent être enregistrés avant la confirmation et les communications strictement transactionnelles peuvent être envoyées sans consentement promotionnel, si elles reposent sur une condition licite distincte. Les communications promotionnelles comportent la désinscription immédiate du Brand indiqué. Vous pouvez également vous adresser au responsable du traitement pour une révocation ou une opposition plus large, relative à tous ses Brands, sans avoir à la répéter pour chacun. Une réimportation ne réactive pas le consentement révoqué. Les rejets permanents et les signalements effectivement reçus par les systèmes peuvent entraîner des Suppressions du Tenant et, selon la configuration, du compte d'envoi partagé. Tous les gestionnaires ne transmettent pas chaque signalement et un blocage universel n'est pas garanti. Le fonctionnement partagé est décrit au §5.
§3 — Données traitées par mailronix en qualité de responsable du traitement
| Catégorie | Données | Source |
|---|---|---|
| Compte | Nom, e-mail d'entreprise (les fournisseurs de messagerie personnelle ne sont pas admis à l'inscription), mot de passe (conservé uniquement sous forme de hash), tenant de rattachement, rôle (tenant-admin / utilisateur) | Fournies par l'utilisateur |
| Journaux de sécurité et d'audit | IP, action effectuée, horodatage, identifiant utilisateur | Générées par l'usage de la plateforme |
| Journaux d'envoi | Événements techniques de livraison/bounce/complaint relatifs aux envois du tenant et, pour les envois avec pièces jointes, nom, type, taille et empreinte (SHA-256) des fichiers (et non le contenu) | Générées par la plateforme (pour les données des contacts, mailronix opère en qualité de sous-traitant — §2) |
| Preuve des instructions des administrateurs | Utilisateur, client, date, texte, langue, version et empreinte de l’attestation par laquelle un administrateur a donné une instruction (par exemple, l’activation du suivi des clics). Ne contient pas de données des destinataires | Générées par l’action de l’administrateur dans la console |
| Offre et disponibilité commerciale | Offre active et limites du service. Dans la phase actuelle, aucun abonnement n'est acheté et aucune donnée de paiement n'est collectée via un checkout mailronix. Avant l'ouverture des ventes, la présente notice d'information décrira le prestataire, les données, les destinataires, les rôles et les durées de conservation effectifs. | Générées par l'usage du service ; aucun flux de paiement actif |
| Navigation sur le site public | Données techniques minimales de navigation ; statistiques agrégées collectées avec Cloudflare Web Analytics, sans cookie ni fingerprinting. Le site dépose un seul cookie technique de première partie, i18n_redirected, qui conserve la langue détectée par le navigateur et ne contient aucun identifiant du visiteur | Automatique |
| Assistance | Contenu des communications avec le support | Fournies par l'utilisateur |
Le service n'est pas destiné au traitement de catégories particulières de données, de données relatives aux condamnations pénales et aux infractions ou de données de mineurs ; leur chargement, y compris dans les pièces jointes, est interdit. Un éventuel apport en violation de l'interdiction sera géré avec des mesures de confinement et d'effacement appropriées, selon le rôle applicable.
§4 — Finalités et bases juridiques
| Finalité | Base juridique |
|---|---|
| Gestion du service pour l'utilisateur personne physique contractante ; gestion des utilisateurs et des interlocuteurs d'un Client organisation | Art. 6(1)(b) pour la personne physique partie au contrat ; art. 6(1)(f) pour les utilisateurs et interlocuteurs qui n'y sont pas parties, dans les limites nécessaires à la gestion de la relation et après appréciation des intérêts et des droits |
| Sécurité et prévention des abus de la plateforme et de l'infrastructure partagée : contrôles techniques, journaux d'audit et données minimales de suppression. Finalité : empêcher les envois abusifs, protéger les destinataires et la continuité du service. Aucune consultation des listes d'autrui par les Tenants et aucune réutilisation promotionnelle | Art. 6(1)(f), lorsque le traitement est effectué par mailronix en qualité de responsable du traitement : la nécessité et la proportionnalité sont appréciées et documentées ; données limitées à la sécurité, accès réservés et réexamen de la conservation. Le traitement pour le compte du Tenant reste régi par le DPA. L'art. 5(2) est une obligation de responsabilité (accountability), et non une base juridique autonome |
| Obligations légales (comptables, fiscales, demandes de l'autorité) | Obligation légale — art. 6(1)(c) |
| Communications de service (avis techniques, modifications contractuelles) | Art. 6(1)(b) pour la personne concernée contractante ; art. 6(1)(f) pour les interlocuteurs du Client, dans les limites des communications nécessaires. Les communications promotionnelles requièrent des conditions distinctes |
| Statistiques du site public (Cloudflare Web Analytics, uniquement après consentement) | Mesure de l'audience et des performances du site au moyen de Cloudflare Web Analytics : consentement au titre de l'art. 6(1)(a) du RGPD pour les données à caractère personnel traitées dans l'activité statistique et consentement préalable à l'utilisation de l'outil lorsque l'exige l'art. 122 du Code italien de la protection des données. Le consentement est facultatif et révocable depuis les préférences de confidentialité ; le retrait ne porte pas atteinte à la licéité des activités antérieures |
| Conservation de la preuve minimale des instructions données par les administrateurs, exclusivement pour documenter les autorisations et protéger nos droits. Aucune utilisation à des fins de marketing | Art. 6(1)(f), après une évaluation documentée de la nécessité et une mise en balance des intérêts |
Nous conservons séparément, en qualité de responsable du traitement, la preuve minimale des instructions données par les administrateurs : utilisateur, client, date, texte, langue, version et empreinte de l’attestation, pendant la durée de la relation et 24 mois après sa cessation, exclusivement pour documenter les autorisations et protéger nos droits sur le fondement de l’intérêt légitime, après une évaluation documentée de la nécessité et une mise en balance des intérêts. Nous n’utilisons pas cette preuve à des fins de marketing. Les coordonnées et les droits indiqués dans cette Politique de confidentialité s’appliquent, y compris le droit d’opposition dans les cas prévus. Un litige concret peut justifier une conservation limitée aux données pertinentes pendant la durée nécessaire à sa gestion, avec réexamen périodique.
Nous n'utilisons pas les données à des fins de profilage commercial des utilisateurs. Des contrôles automatiques d'authentification, de limites et de sécurité sont en place ; une suspension contestée peut être soumise à un réexamen humain via [email protected]. La qualification d'éventuelles décisions au sens de l'art. 22 du RGPD est appréciée sur la base des effets effectifs, sans en exclure l'application pour la seule finalité de sécurité.
§4-bis — Récupération de l'accès au compte et authentification à deux facteurs
Pour traiter les demandes de récupération de l'accès au compte, y compris la réinitialisation de l'authentification à deux facteurs (2FA), Mailronix, en qualité de responsable du traitement, traite les données d'identification et de contact fournies par la personne à l'origine de la demande, les informations relatives au compte et à l'organisation, le motif de la demande, les échanges avec l'assistance et les enregistrements des vérifications et des opérations effectuées. Ces traitements visent à vérifier que la demande est autorisée, à fournir une assistance et à protéger les comptes contre les accès non autorisés et les abus.
La base juridique est l'intérêt légitime de Mailronix et de ses clients à assurer la sécurité des comptes et à prévenir les abus (article 6, paragraphe 1, point f, du RGPD). Lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne à l'origine de la demande est partie, l'article 6, paragraphe 1, point b, du RGPD s'applique. Aucun consentement au traitement n'est requis pour traiter la demande. Les informations nécessaires à la vérification doivent être fournies ; à défaut, nous pourrions ne pas être en mesure de rétablir l'accès.
Les éléments de preuve essentiels du traitement de la demande sont conservés pendant 12 mois à compter de la clôture ; les descriptions originales et la correspondance intégrale, pendant un maximum de 90 jours après la clôture. Si l'adresse e-mail n'est jamais vérifiée, les données de la demande sont supprimées 30 jours après son ouverture. Les dossiers vérifiés qui ne sont jamais clôturés sont supprimés 13 mois après leur création. Les copies de sauvegarde peuvent subsister, sans utilisation courante, pendant 36 jours supplémentaires après la suppression des systèmes actifs. Ces durées ne déterminent pas la validité des liens ou des codes de récupération, qui ont leurs propres délais d'expiration.
N'incluez aucun mot de passe, code 2FA, code de récupération ou autre information secrète dans les demandes d'assistance. Pour exercer vos droits sur vos données personnelles, vous pouvez écrire à [email protected] selon les modalités indiquées dans la présente Politique de confidentialité.
§5 — Où résident les données et transferts hors UE
L'application, la base de données et les sauvegardes primaires sont hébergées sur l'infrastructure Hetzner en Allemagne selon la configuration décrite dans le DPA. Les sauvegardes sont chiffrées côté client et les clés sont gérées séparément. Cette localisation ne signifie pas que chaque traitement des prestataires, journaux techniques, accès d'assistance ou services edge ait lieu exclusivement dans l'UE.
Pour la livraison, nous utilisons AWS SES dans la région eu-central-1 (Francfort), qui traite les destinataires, les contenus et les pièces jointes aux fins de l'envoi et conserve des données techniques et de suppression selon les fonctions actives. La liste de suppression du compte partagé peut avoir une incidence sur les envois de plusieurs Tenants et d'autres services d'Apdsoftware ; cela ne fait pas d'Apdsoftware le responsable du traitement des données que les Clients traitent pour leurs propres finalités. Les données minimales utilisées par Apdsoftware pour une finalité distincte de sécurité de l'infrastructure sont soumises aux conditions du §4 et aux droits des personnes concernées. Cloudflare traite le trafic et les données techniques sur un réseau mondial à des fins de sécurité et de distribution des contenus. Pour les éventuels transferts hors EEE, sont vérifiées l'entité destinataire, la couverture DPF active ou un autre instrument applicable, y compris des SCC valablement conclues et les mesures supplémentaires nécessaires. Le registre distingue la localisation du service des garanties de transfert et indique l'état des vérifications.
La liste complète des prestataires, avec leurs sièges et leurs garanties, figure dans le registre des sous-traitants ultérieurs.
§6 — Durées de conservation
| Données | Durée de conservation |
|---|---|
| Compte et contenus du tenant | Durée du contrat + 30 jours après la clôture (fenêtre d'export), puis effacement |
| Journaux d'audit | Les journaux d'audit sont conservés sous forme identifiable pendant les 12 premiers mois à compter de la date de chaque événement. À l'expiration des 12 mois, ils sont anonymisés par suppression ou transformation des identifiants directs et des autres éléments qui, même combinés à des informations raisonnablement disponibles, permettent d'identifier la personne. Aucune clé ni table de correspondance permettant la réidentification n'est conservée. Les journaux ainsi anonymisés sont conservés pendant 12 mois supplémentaires et définitivement supprimés à l'expiration des 24 mois suivant l'événement. La procédure doit également porter sur les données accessoires et les corrélations résiduelles ; remplacer le seul identifiant par un pseudonyme n'est pas suffisant. |
| Journaux d'envoi (événements techniques de livraison) | Les journaux techniques d'envoi sont organisés en partitions mensuelles. Pendant la relation, chaque partition est supprimée par le cycle de nettoyage lorsque le seuil de conservation prévu est atteint, la durée de présence ordinaire de chaque événement se situant entre 24 et 25 mois à compter de l'envoi. Pour les pièces jointes, le nom, le type, la taille et l'empreinte demeurent. Pour les données traitées pour le compte du Tenant, ses instructions licites de suppression et les règles de cessation du DPA prévalent. Les éventuelles copies résiduelles dans les sauvegardes suivent la limite distincte indiquée à la rubrique « Backup ». |
| Corps des envois transactionnels | Jusqu'à 24 mois au cours de la relation, selon la nécessité documentée par le Tenant et ses instructions ; les corps des réinitialisations de mot de passe et des alertes de sécurité contenant des liens à usage unique ne sont pas conservés. L'effacement à la fin de la relation suit le DPA. Le contenu intégral n'est pas nécessaire pour la seule preuve de livraison. |
| Contenu des pièces jointes des messages transactionnels | À la remise au prestataire d'envoi ou à l'issue définitive, l'effacement est déclenché. Dans tous les cas, le contenu est inaccessible et effacé des systèmes actifs dans un délai de 24 heures à compter du chargement : l'expiration technique est fixée à 23 heures et le nettoyage, exécuté toutes les 5 minutes, est surveillé. L'espace occupé par les données est ensuite écrasé par la base de données selon son cycle de maintenance normal. Les anomalies sont détectées et traitées. Le contenu n'est pas inclus dans les sauvegardes. |
| Événements des webhooks sortants et tentatives de livraison correspondantes | 30 jours à compter de l'enregistrement de l'événement, puis effacement automatique ; les événements contact.* sont effacés avec le contact. Des tentatives, on conserve le code de réponse et un extrait tronqué de l'erreur, et non le contenu de la réponse |
| Liste de suppression | Pour la durée nécessaire pour empêcher les envois non admis, avec réexamen périodique. À la cessation, les données traitées pour le compte du Tenant sont effacées conformément au DPA. Toute conservation ultérieure de données minimales pour une finalité de sécurité distincte et propre exige une nécessité et une durée documentées et reste soumise aux droits applicables. |
| Preuve des instructions des administrateurs | Durée de la relation et 24 mois après sa cessation, puis effacement ; un litige concret peut justifier une conservation limitée aux données pertinentes pendant la durée nécessaire, avec réexamen périodique |
| Dossiers de récupération d'accès et 2FA | Éléments de preuve essentiels du traitement de la demande : 12 mois à compter de la clôture du dossier, puis suppression. Descriptions originales et correspondance intégrale : 90 jours au maximum après la clôture. Si l'adresse e-mail associée à la demande n'est jamais vérifiée : 30 jours à compter de l'ouverture de la demande, puis suppression. Dossiers vérifiés jamais clôturés : 13 mois après leur création, puis suppression. Ces durées ne déterminent pas la validité des liens ou des codes de récupération, qui ont leurs propres délais d'expiration. |
| État de désinscription | L'adresse, le Brand et la date de désinscription sont maintenus dans la mesure nécessaire au non-envoi et pour empêcher la réimportation ; aucune réutilisation promotionnelle. À la fin de la relation, s'appliquent la restitution et l'effacement prévus par le DPA ; les éventuelles exigences de preuve sont appréciées et limitées aux données et aux durées nécessaires. |
| Contacts en attente de confirmation et journaux des e-mails de confirmation | Les contacts en attente de confirmation sont supprimés des systèmes actifs dans les 30 jours suivant leur création ou leur importation dans cet état. Le renvoi du lien ne prolonge pas ce délai. Pour les contacts qui n’ont jamais confirmé, la suppression comprend les traces identifiables des e-mails de confirmation correspondants. Les anciens journaux de confirmation qui ne sont plus associés à un contact sont supprimés ou effectivement anonymisés selon les critères de nettoyage documentés. Les éventuelles preuves minimales d’un consentement effectivement recueilli, les oppositions et les enregistrements nécessaires à des finalités distinctes sont soumis aux durées et conditions respectives décrites dans la documentation applicable. Les sauvegardes suivent le cycle distinct indiqué dans la section correspondante. |
| Sauvegardes | Les copies de sauvegarde sont chiffrées et séparées de l'usage ordinaire. Les données effacées des systèmes actifs sont également supprimées des copies de sauvegarde dans un délai maximal de 36 jours à compter de leur effacement des systèmes actifs. Ce délai couvre les copies ordinaires et préalables aux migrations ainsi que les versions récupérables des objets de stockage. Pendant cette période, les données ne sont pas utilisées à des fins ordinaires ; en cas de restauration, les effacements sont réappliqués avant la réactivation du service. Les éventuelles conservations imposées par la loi sont limitées aux données et à la période nécessaires. |
| Données comptables/fiscales | Uniquement pour les documents effectivement établis ou reçus : conservation selon les obligations comptables et fiscales applicables, ordinairement décennale lorsqu'elle est requise, avec d'éventuelles prolongations légales ou liées à des litiges. Actuellement, aucune facture n'est émise pour des achats d'offres mailronix ; les obligations propres d'Apdsoftware ne sont pas attribuées à un prestataire non actif. |
§7 — Droits de la personne concernée
Vous pouvez exercer, dans les conditions prévues par le RGPD, l'accès (art. 15), la rectification (art. 16), l'effacement (art. 17), la limitation (art. 18), la portabilité (art. 20) et l'opposition au traitement (art. 21). Pour les traitements fondés sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement antérieur (art. 7, par. 3). Lorsque les conditions sont réunies, les garanties relatives aux décisions automatisées de l'art. 22 s'appliquent. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente (art. 77). Pour nous contacter : [email protected]. Nous répondons sans retard injustifié et en tout cas dans un délai d'un mois à compter de la réception ; si nécessaire en raison de la complexité ou du nombre des demandes, ce délai peut être prorogé de deux mois, et nous vous en informons en vous indiquant les motifs dans le premier mois. Si nous ne donnons pas suite, nous vous communiquons dans un délai d'un mois les raisons et les recours. Pour la prospection directe, l'opposition empêche tout traitement ultérieur à cette fin. Si vous êtes un Contact, nous transmettons sans retard injustifié au Tenant les demandes portant sur les données traitées pour son compte et nous l'assistons ; nous répondons directement pour les traitements dont nous sommes responsables.
Demeure réservé le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle : autorité italienne de protection des données (Garante per la protezione dei dati personali) (www.garanteprivacy.it) ou auprès de l'autorité de l'État membre de votre résidence habituelle.
L'effacement ne peut être limité que dans les cas prévus par la loi et dans la mesure nécessaire. La pseudonymisation n'élimine pas automatiquement le caractère personnel des données et ne justifie pas une conservation sans limite de durée. Les éventuelles conservations pour obligations légales ou défense de droits sont limitées, documentées et soumises à des accès réservés.
§8 — Mises à jour
La présente notice d'information sera mise à jour en fonction de l'évolution du service. Les modifications substantielles seront communiquées aux tenants sur les canaux de service ; la version publiée indiquera la date et l'historique des révisions.